El Gachupas

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Una de las técnicas más importantes a la hora de tenerlo todo bien organizado es el procesamiento de nuestras bandejas de entrada. El primer paso hacia una existencia sin estrés consiste en recopilar en un lugar físico –generalmente una bandeja de escritorio– absolutamente todas las cosas que suponen algún trabajo pendiente. Desde facturas por pagar, pasando por recordatorios, documentos para leer e incluso cartuchos vacíos que tenemos que comprar. Todo debe estar en un lugar, y fuera de nuestra cabeza.

Sin embargo, es difícil ver una bandeja vacía de forma regular. Cuando camino por mi oficina y miro las bandejas de entrada de algunas personas, generalmente siempre están llenas de los mismos papeles. ¿Por qué? Me consta que el problema no se debe a la falta de tiempo para procesarlas, sino a la falta de técnica a la hora de hacerlo.

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Está en nuestra naturaleza complicarnos la vida. Parece que si no hacemos las cosas de forma difícil es como si no hiciéramos nada. Y un ejemplo claro lo tenemos en el propio sistema GTD. Quien más quien menos, todos hemos tratamos de implementar el sistema de forma literal, tal y como lo explica David Allen, y luego vienen las quejas: “es que me resulta muy difícil ponerlo en práctica”.

Durante mis años de experiencia como ingeniero de software aprendí una lección que me ha ayudado en muchos aspectos de mi vida: haz sólo lo que te pide el cliente, nada más –el cliente sólo te pagará por lo que está en las especificaciones, no por lo que tú crees que le puede gustar. Y esa misma idea es aplicable a casi todo, incluida la productividad.

Utiliza sólo las herramientas, técnicas y métodos que te ayuden a ser más productivo, y limítate a ellas. No todo le funciona a todo el mundo. Si tener 5 listas contextuales te resulta poco práctico, prueba con 3; si tratar de tener todo sincronizado en dos ordenadores, el iPhone y la nube no te funciona, entonces a lo mejor debes probar el lápiz y papel de toda la vida… Analiza la manera en que estás organizado, considera si realmente las herramientas y técnicas te ayudan, y si no, déjalas a un lado.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Las 4 “W” de la productividad personal

No lo voy a negar, alcanzar un cierto grado de eficiencia en la productividad personal no es sencillo. Ni siquiera con la ayuda de métodos tan prácticos y expeditivos como GTD. Generalmente requiere de una gran dosis de fuerza de voluntad –yo lo llamo constancia–, y mucha práctica.

En los casi 200 artículos que ya he escrito he hablado de muchas técnicas, trucos, herramientas y hábitos que nos ayudan día a día a ser más productivos. Sin embargo, al final, todo se reduce a tener meridianamente claro cuáles son las que yo llamo cuatro “W” que definen nuestra productividad.

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Si hay algo seguro para un trabajador del conocimiento es que todo cambia. Cambian las prioridades, algunas cosas dejan de ser urgentes, surgen imprevistos… No importa el esfuerzo que hagamos por diseñar nuestro día, al final las cosas nunca salen como planeamos.

Por eso, tratar de planear de antemano los horarios y las actividades es casi siempre un esfuerzo inútil. A lo único que podemos aspirar cada día es a comprometernos a terminar un par de tareas importantes, o quizá tres. Sin lugares ni horarios fijos. Cualquier intento de planear más allá estará abocado a un estrepitoso fracaso.

Organiza tu trabajo para poder saber en todo momento lo que está pendiente, dónde lo puedes hacer y cuánto tiempo te llevará. A partir de ahí, aprovecha los espacios de tiempo de los que puedas disponer para ir acomodando dicho trabajo de la forma más fluida y eficiente posible. De ese modo, no importa que haya imprevistos y cambien las prioridades: siempre estarás preparado para dar el máximo.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace un tiempo publiqué un artículo sobre la técnica de las palomitas de maíz para vencer la procrastinación. Esta técnica nos permite dar el primer paso cuando nos enfrentamos a tareas que se nos resisten especialmente, ya sea por su dificultad, su duración o porque simplemente no nos motivan suficiente.

Hoy os quiero presentar una técnica complementaria que ha demostrado ser extremadamente efectiva para vencer la procrastinación, sobradamente conocida por los productivos más experimentados. Se denomina Técnica Pomodoro, y fue inventada por Francesco Cirillo a finales de los años 80.

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