Jul 4 2011

Cómo gestionar tareas futuras en GTD

por Jero Sánchez • En la práctica • Etiquetas: gestión de proyectos, listas, próximas acciones 6

Hace un tiempo uno de mis lectores me comentaba por Twitter que tenía dudas sobre cómo debía gestionar las tareas futuras, esas acciones que, estando ya claramente identificadas, todavía no podía llevar a cabo. Él, siguiendo una lógica aplastante que todos hemos seguido alguna vez, intentaba añadir a las listas contextuales todas las tareas que iba identificando en sus proyectos.

El problema es que rápidamente llenaba sus listas con acciones que realmente no eran elegibles para ser ejecutadas, por lo que perdía mucho tiempo buscando qué próxima acción sería la siguiente y, por ende, disminuía su productividad considerablemente –hasta el punto de que sus listas contextuales dejaban de ser útiles.

Lo más importante en este caso es darse cuenta de que las acciones futuras y las próximas acciones son de distinta naturaleza: las primeras todavía no entran en la esfera de “realizables”, mientras que las segundas sí. Las listas contextuales de GTD están pensadas para llevar el control de lo que ya está listo para ser realizado, no para recordarnos lo que alguna vez tendremos que hacer –¿os da alguna pista ese “alguna vez”?–, ni por supuesto para la organización del material de apoyo de los proyectos.

Una vez tenemos claro esto, resulta bastante sencillo saber qué hacer con las tareas futuras para no afectar a nuestra productividad. Solo debemos responder a 3 simples cuestiones:

1. ¿Es una acción ligada a una fecha y hora? En caso afirmativo, entonces debemos anotarla en el calendario. Si tienes la costumbre de revisar el calendario todos los días –si no la tienes, deberías–, podrás descansar tranquilo, sabiendo que dicha tarea será “activada” cuando llegue el momento exacto de hacerlo.

2. ¿Es una acción que no pertenece a un proyecto? Entonces debes anotarla en tu lista “algún día/quizá”. De nuevo, el secreto aquí está en confiar que, al realiza tu revisión GTD cada semana, tendrás oportunidad de “activarla” cuando lo estimes oportuno. Como es lógico, si no realizas revisiones regulares y consistentes, te resultará muy difícil confiar en tu lista “algún día/quizá”.

3. ¿Es una acción de un proyecto? Si la acción pertenece a un proyecto, pero todavía no puedes ejecutarla, tiene que ir a la documentación de apoyo del proyecto. Si la dejas en las listas de tu sistema GTD sólo creará “ruido” –lo que le pasaba a mi lector–, y tus listas empezarán a perder efectividad.

La forma en que controles las acciones fuera del sistema dependerá mucho de la manera en que hagas tu gestión de proyectos, y claro, también de tus gustos personales y del tamaño de cada proyecto en particular. En mi caso, para proyectos pequeños –la gran mayoría–, uso mapas mentales o simples listas, ya sean electrónicas o en papel. Los proyectos grandes los gestiono siguiendo la metodología del PMI (Project Management Institute), por lo que utilizo WBSs (Work Breakdown Structures), o cuadros de desglose de tareas, que me ayudan a llevarle la pista también a los tiempos y los recursos necesarios para completar cada tarea.

Como veis, en realidad no es tan complicado gestionar las tareas futuras, una vez tenemos claro el propósito de las listas contextuales y cómo queremos manejar nuestros proyectos.

Y tú, ¿tienes tareas futuras en tus listas contextuales? ¿Cómo afecta a tu productividad? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

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