“El orden es el placer de la razón pero el desorden es la delicia de la imaginación.” Paul Claudel (1868-1955) Escritor y diplomático francés.

Quizá una de las herramientas de uso diario que más estrés causa es el correo electrónico. La naturaleza de nuestro trabajo del conocimiento, como lo denomina David Allen, hace que continuamente nos veamos “atacados” por todo tipo de información, y el correo electrónico no es la excepción (más bien al contrario). Basta con dejar de revisar el correo un par de días para que la bandeja de entrada se desborde. Si además no tenemos un método bien definido para organizar el correo, el estrés está asegurado.

Como explicamos en la serie de artículos Mi sistema GTD, de la A a la Z, la bandeja de entrada de correo no es más que otra bandeja de entrada más. Por tanto, muchas de las técnicas que vimos para procesar la bandeja física son también aplicables a este tipo de bandeja. Pero como seguro ya te has dado cuenta, eso no es suficiente. Los programas de correo electrónico tienen una naturaleza dual (bandeja de entrada y archivo), por lo que es necesario emplear técnicas adicionales si queremos que la cosa funcione de verdad.

Hay muchos trucos, ideas y principios que han sido descritos con profusión de detalles por otros autores. Pero como siempre, en lugar de tratar de explicar lo que otros hacen, de nuevo voy a contaros qué es lo que yo hago para mantener mi programa de correo a raya. Estoy seguro de que podréis extrapolar muchas ideas. Y en cualquier caso, os animo a que leáis lo que han escrito otros de mis compañeros sobre el tema. Merece mucho la pena.

Las reglas del correo electrónico

1. La bandeja de entrada no es un almacén. Este es el primer y más importante principio, que raramente es respetado por quien nunca ha estudiado productividad. Lo normal es leer los correos, responderlos (si procede), y dejar que se vayan acumulando en la bandeja de entrada. No sé a vosotros, pero ver una bandeja con 500, 1.000 ó 5.000 correos, unos leídos y otros no, me saca de quicio.

2. Los correos sólo deben leerse una vez. Otra práctica habitual para tratar de mantener el control es leer un correo, y si no podemos hacer nada al respecto en este momento, lo marcamos como no leído de nuevo. El problema es que si no actuamos inmediatamente, al cabo de un par de días ya no recordaremos qué era lo que decía ese correo; lo abrimos de nuevo, lo leemos de nuevo y… lo volvemos a marcar como no leído. ¡Qué pérdida de tiempo!

3. Los correos no deben ordenarse o clasificarse. Debe respetarse el flujo natural de procesamiento (leerlos y decidir por orden de llegada), y aprovechar las funciones de búsqueda que tienen todos los programas de correo modernos para encontrar lo que se necesite cuando llegue el momento. Intentar mantener una jerarquía de carpetas para guardar los correos es demasiado esfuerzo, en ocasiones generando más estrés del que pretende eliminar, y puede ser contraproducente a la hora de encontrar algo rápidamente. ¿Dónde guardar un correo que puede estar en más de una categoría? Y pasado el tiempo, ¿recuerdas en qué categoría pusiste un correo?

Procesando el correo

No debemos dejar que el correo domine nuestra vida. Veo habitualmente a personas que revisan sus correos en cuanto llegan a la bandeja de entrada (¡hasta tienen un indicador que les avisa cuando llega un nuevo correo!) Cuando hablaba de los 9 hábitos para ser productivos explicaba que hay tareas que deben realizarse por lotes. Pues bien, revisar el correo debe ser una de ellas.

Nuestro objetivo, cada vez que nos pongamos a revisar (procesar) la bandeja de entrada debe ser dejarla vacía. El procesamiento de correos debe convertirse en una tarea mecánica y rápida. Por eso, hay que relegarla sólo a ciertos momentos del día. Yo lo hago una vez cada 1-2 horas, aunque dependiendo del tipo de trabajo de cada uno, se puede aumentar o disminuri la frecuencia. Lo importante es que sea algo rápido, no más de 5 minutos.

Para entender esto mejor, recordemos que en GTD procesar no es hacer. La idea del procesamiento es decidir qué es lo que hay que hacer con cada correo y sacarlo de la bandeja de entrada inmediatamente (enseguida veremos cómo). Lo que haya que hacer con cada uno será trasladado a las listas de siguientes acciones del sistema GTD, y se hará cuando nos encontremos en el contexto adecuado, con el tiempo y nivel de energía suficientes para ese trabajo.

Así que, procesar la bandeja es muy sencillo:

• Si el correo no implica trabajo ni tampoco tiene información de referencia, lo borro sin piedad (esto lo hago incluso con GMail, por mucho que los chicos de Google insistan en que no es necesario). ¡Es increible la cantidad de correos que te quitas de encima simplemente aplicando esta regla!
• Si lo puedo contestar rápidamente, lo contesto y lo borro, salvo que tenga información que quiera conservar, en cuyo caso…
• Si sólo tiene información de referencia, lo muevo a una carpeta “Archivo” y me olvido de ello. Por cierto, yo no creo subcarpetas dentro de esta carpeta, se me hace una pérdida de tiempo. Ni siquiera para los proyectos o personas críticas. Cuando tengo que encontrar algo, utilizo la función de búsqueda del programa de correo. (Ni que decir tiene que para que esto funcione, es necesario aprender a manejar la función de búsqueda como si fuera el mando de tu televisión.)
• Finalmente, si implica trabajo que no puedo realizar ahora, lo muevo a una carpeta llamada “Pendiente”, y anoto la tarea asociada en la lista de siguientes acciones correspondiente. En realidad, esta carpeta es el equivalente de la bandeja física “En curso”, es decir, un almacén temporal para material de referencia que puedo necesitar a la hora de realizar el trabajo pendiente.

¿Y los correos que envío?

Cuando envío o respondo un correo, inmediatamente después voy a la bandeja de elementos enviados o “Sent”, y hago una de dos cosas:

• Si espero una respuesta, muevo el correo a una carpeta llamada “En espera”. Es el equivalente de la lista de acciones “En espera” de mi sistema GTD. A veces, especialmente si la respuesta es importante para un proyecto clave, también añado el recordatorio a mi sistema GTD, para asegurarme de que no se me escapa. Pero si la respuesta no es crítica, o la espero durante el mismo día, no hago nada más.
• Si no espero una respuesta, lo muevo a una bandeja de “Basura”. Alguno se estará preguntando ¿por qué no dejar los correos en la bandeja de elementos enviados? Bueno, la razón es muy sencilla y sutil al mismo tiempo: en algunos programas, cuando mueves un correo de “Sent” a “En espera”, en realidad no estás moviendo el correo, sino una referencia al mismo. Si luego decides borrar el correo de “Sent” por antigüedad, borrarás la referencia de “En espera” sin darte cuenta. (Sucede por ejemplo en Lotus Notes, mi programa de correo principal.)

Como podéis ver, con esta forma de trabajo la bandeja de elementos enviados también permanence siempre vacía.

Mantenimiento de las carpetas

En resumen, sólo utilizo 4 carpetas para trabajar con el correo: “Pendiente”, “Archivo”, “En espera” y “Basura”. En teoría, conforme terminamos el trabajo deberíamos eliminar los correos de la carpeta “Pendiente”, y conforme recibimos las respuestas, deberíamos eliminar los correos de la carpeta “En espera”. Sin embargo, inmersos en el ajetreo diario, esto no siempre resulta sencillo.

Por eso, cada cierto tiempo (en realidad, cuando me acuerdo y estoy en niveles de energía bajos), dedico unos minutos a hacer limpieza de estas dos carpetas, eliminando todo lo que ya no necesito.

En cuanto a la carpeta “Basura”, mi política es borrar todos los correos que tengan más de 2 meses de antigüedad. Soy consciente de que alguno me dirá que estoy loco por borrar mis respuestas, que es necesario mantener copias de los correos que envías para “cubrirte las espaldas”. Bueno, en mi descargo tengo que decir que, si algo es importante, ya me habré encargado de moverlo a “Archivo” a su debido tiempo.

Todo lo que está en “Basura” es eso, cosas que ya no necesito. Si lo mantengo 2 meses es sólo por si tengo necesidad de reenviarlo. Llevo 2 años utilizando este método y nunca he tenido problemas. En cualquier caso, la necesidad de eliminar los correos enviados, y la periodicidad para hacerlo, es algo que cada uno debe evaluar según sus circunstancias.

¿Utilizas algún método parecido para gestionar tu correo? ¿Qué otras técnicas pones en práctica para mentener el control? Comparte tu experiencia en un comentaro.

Foto por Agne Kveselyte

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