Hace unos días leía un artículo de Jeroen Sangers en el que descartaba la técnica Pomodoro como una técnica válida de productividad personal –merece la pena leerlo–. Y aunque estoy de acuerdo con algunos de sus argumentos, en general no puedo estar de acuerdo con sus conclusiones.
Ya anteriormente he escrito sobre cómo aplicar la técnica Pomodoro para sacar adelante tareas pesadas, y también sobre los peligros de intentar usarla siempre y para todo, un poco en línea con lo que Jeroen comenta. Con todo, como ejemplo particular del denominado time boxing, creo que la técnica Pomodoro puede resultar muy útil a muchos. Simplemente hay que saber cuándo utilizarla.
Como regla general, la técnica Pomodoro es perfecta para realizar cualquier actividad mecánica. La mayoría de nosotros, aún siendo trabajadores del conocimiento, tenemos que realizar sistemáticamente ciertas tareas administrativas o que requieren poca intensidad mental, y dichas tareas pueden “empaquetarse” sin problemas.
El único requisito para aplicar el time boxing es que las actividades a realizar se puedan descomponer con una granularidad suficiente, digamos de entre 5 y 15 minutos más o menos. Veamos algunos ejemplos:
- Leer documentos. La ventaja de los documentos es que siempre se pueden dividir en capítulos o secciones. Y en el peor de los casos, siempre pueden dividiese en páginas. Analizar, o extractar un documento, especialmente si es largo, puede hacerse en bloques de tiempo.
- Capturar datos. Ya sea una hoja de cálculo, un reporte de actividades, o registrar pedidos en una base de datos. Cualquier actividad del tipo “copiar y pegar” o de “volcado” de información, es candidata ideal para el time boxing.
- Hacer tareas repetitivas. Procesar correo y papeles, archivar, revisar asuntos a la espera, hacer llamadas telefónicas, responder comentarios del blog… son todas ellas actividades que pueden iniciarse e interrumpirse en cualquier momento, sin impactar negativamente en tu productividad.
- Tomar descansos. Sí, has leído bien. No sólo debes permitirte descansar cada cierto tiempo haciendo algo divertido. También debes limitar dichos tiempos y el tipo de actividades que puedes hacer en ellos. Créeme, es crucial para tu productividad. Tanto es así que, de hecho, la técnica Pomodoro lo integra como parte del proceso de trabajo.
Seguro que a ti se te ocurren otras muchas actividades que se pueden empaquetar de la misma forma. Es más, incluso para tareas menos mecánicas y más creativas es todavía posible utilizar algún tipo de time boxing. Por ejemplo, planear las actividades de un nuevo proyecto.
Muchas veces se puede pensar en un proyecto desde distintas perspectivas. A la hora de planearlo es posible utilizar mapas mentales y enfocaremos cada vez en un aspecto particular del problema. ¡Ojo! Eso no quiere decir que tengas que limitarte a capturar un tipo de resultado en particular en cada bloque de tiempo –eso dinamitaría la utilidad de los mapas mentales como herramienta creativa–. Pero sí puedes hacer un esfuerzo consciente para resolver una parte del problema cada vez, aunque luego surjan ideas laterales.
Por ejemplo, primero centrarte en las fases del proyecto, luego en los recursos que serán necesarios, después en las fuentes de información que tendrás que consultar, y así sucesivamente.
En resumen, como ocurre casi siempre, el problema no está en la herramienta, sino en la manera en como nosotros la usamos.
Y tú, ¿cómo utilizas la técnica Pomodoro en tu día a día? Comparte con nosotros tu experiencia en un comentario.
Artículo original escrito por Jero Sánchez . Sígueme en Twitter.
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Blog de Jero Sánchez, escritor y coach de GTD y productividad personal - 
Hola Jero,
Pues si amigo, yo también creo que todos los recursos que tenemos podemos usarlos o no en ciertos momentos, para mí por ejemplo cuando entro al estado Flow ya no me preocupan los tiempos, en mi trabajo al ser tan analítico es difícil llegar a entender un asunto y después TENER que hacer una pausa.
Sin embargo, hay tareas a las que si no les aplico la técnica pomodoro, simplemente empiezo a distraerme e inconsientemente busco algo para salir de ellas. En mi caso tengo que transcribir mucho y si no lo hago con pomodoro no salgo.
Así de simple, las herramientas están ahí pero ya cada quien sabe si las ocupa o no.
Excelente artículo.
Omar Carreño
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Jero:
Suscribo la idea de que ésta técnica tiene cierto ámbito de aplicación y no es extrapolable a todas las actividades. Parecido a Omar, a mi no me resulta práctica aunque en mi caso es por la gran variabilidad de mi trabajo que me provoca tener que que tomar permanentemente decisiones sobre seguir haciendo lo que estoy haciendo o salir disparado hacia otro tema. Para controlar los tiempos y que no se me pasen cosas importantes, recurro a las alarmas de las tareas o de las citas, cosa que me saquen de mi concentración cuando es necesario. Por ejemplo, todas mis citas tienen una alarma 15 minutos antes por defecto. Así que ya sea que esté en el escritorio o dando vueltas por ahi con un cliente, mi Blackberry o mi computadora me harán saber que tengo que prepararme para un compromiso con suficiente tiempo de antelación.
Lo bueno es conocer todas las técnicas y luego aplicar la que más se ajusta a nuestra necesidad. Y por eso siempre es interesante ver como la aplica cada uno.
Muy buen artículo Jero, como siempre.
Un abrazo
JC
http://comomeorganizo.blogspot.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
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Twitter: JeroenSangers
says:
A todos los que defienden la Técnica Pomodoro les pregunto lo mismo: ¿habéis léido el manifesto oficial? La Técnica Pomodoro es mucho más que solo trabajar en bloques de 25 minutos y tomar 5 minutos de descanso.
Igual a alguien quien organiza sus tareas en listas por contexto no está haciendo GTD, si no empiezas un día planificando tus tareas, si no continuas trabajando en una tarea finalizado si aún no ha acabado el pomodoro, si no empiezas cada pomodoro revisando todo lo que has aprendido este día, si no finalizas cada pomodoro con una evaluación del progreso, etc. NO estás siguiendo la Técnica Pomodoro.
En mi opinión, cuando no estás haciendo todas estas cosas, seguramente trabajas mejor, porque la Técnica Pomodoro tiene un coste administrativa de al menos 50%. Es decir, si aplicas la técnica durante 8 horas, pierdes al menos 4 horas revisando tu trabajo, tomando pausas y finalizando pomodoros incompletos.
Timeboxing, al contrario, es diferente. Creo mucho en reservar bloques de tiempo para tareas en concretas, pero no necesito todas estas restricciones artificiales de la Técnica Pomodoro.
¿Cuándo usar la técnica pomodoro? ¡Nunca! Usa timeboxing en los ejemplos de este artículo.
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Nos lleva a la página de Berto Pena – Think Wasabi y en ese post Jeroen ni siquiera comenta (al menos hasta este momento)
Twitter: JeroenSangers
says:
Mis comentarios están en http://canasto.es/links/2012/10/la-trampa-de-la-respuesta-inmediata/
No pretendo polemizar, sólo quería señalar que el link llevaba a otra página, nada más.
También sigo tu blog El Canasto
Saludos